Datenschutzerklärung
Version: 2026-07-31
1. Wer die Daten verarbeitet
Plattformbetreiber: iProdGest, NIF 186148844.
Adresse: Portugal.
Datenschutzkontakt: info@iprodgest.com.
Datenschutzbeauftragter: rodrigo.marques@iprodgest.com.
Für Daten, die ein Kundenunternehmen zu Beschäftigten, Subunternehmern, Lieferanten und Baustellendokumenten eingibt, ist grundsätzlich das Kundenunternehmen Verantwortlicher und der ObraDocs-Betreiber Auftragsverarbeiter. Für Konto-, Abrechnungs-, Sicherheits- und kaufmännische Plattformverwaltungsdaten kann der Betreiber als Verantwortlicher handeln.
2. Verarbeitete Daten
- Daten des Kundenunternehmens: Bezeichnung, Steuernummer, Kontaktdaten, Tarif und Abrechnungsinformationen.
- Benutzerdaten: Name, E-Mail, Rolle, gehashte Zugangsdaten, Zugriffsprotokolle und ausgeführte Aktionen.
- Daten von Beschäftigten und anderen Einheiten: Name, Steuernummer, Kontaktdaten, zugeordnetes Unternehmen und Status.
- Hochgeladene Dokumente, Metadaten, Gültigkeitsdaten und Baustelleninformationen.
- Technische und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Browser, Sitzungszeiten, Anmeldeversuche und Auditprotokolle.
- Abrechnungs- und Abonnementdaten, die direkt oder über den Zahlungsdienstleister verarbeitet werden.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Übliche Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Konto erstellen und verwalten, den Dienst bereitstellen und das Abonnement verwalten. | Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen. |
| Dokumente, Gültigkeitsdaten, Zugänge und Benachrichtigungen des Kundenunternehmens verwalten. | Weisungen des Kundenunternehmens, das die anwendbare Rechtsgrundlage für betroffene Personen festlegen muss. |
| Abrechnung, Buchhaltung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. | Gesetzliche Pflicht. |
| Sicherheit, Missbrauchsprävention, Prüfung und Rechtsverteidigung. | Berechtigtes Interesse und Erfüllung von Sicherheitspflichten. |
| Servicekommunikation, Passwortwiederherstellung und Dokumentenwarnungen. | Vertragserfüllung und Weisungen des Kundenunternehmens. |
Eine Einwilligung wird nur verwendet, wenn sie tatsächlich erforderlich und angemessen ist. Die Bestätigung der Richtlinie bei der Registrierung bestätigt lediglich die Bereitstellung der Informationen und ersetzt nicht die für den Dienst erforderlichen Rechtsgrundlagen.
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Daten können von für den Plattformbetrieb erforderlichen Anbietern verarbeitet werden, insbesondere Hosting-, E-Mail-, Sicherungs- und Zahlungsanbietern. Der Zahlungsanbieter erhält die für das Abonnement erforderlichen Daten und handelt nach eigenen gesetzlichen Pflichten. Anbieter müssen Vertraulichkeits-, Sicherheits- und Datenschutzpflichten unterliegen.
Angegebenes Hosting: Fornecedor de alojamento contratado, Region Europäischer Wirtschaftsraum.
5. Internationale Übermittlungen
Verarbeitet ein Anbieter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, müssen geeignete Garantien wie ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln vorgesehen und die erforderliche Bewertung durchgeführt werden. Konkrete Informationen über Anbieter und Standorte müssen vom Betreiber aktuell gehalten und auf Anfrage bereitgestellt werden.
6. Aufbewahrung
Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die genannten Zwecke, den Vertrag, gesetzliche Pflichten und die Rechtsverteidigung erforderlich ist. Jedes Kundenunternehmen kann im DSGVO-Center interne Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Auditdaten festlegen. Die Löschung kann bei gesetzlichen Pflichten, Streitigkeiten, Untersuchungen oder einer Aufbewahrungssperre ausgesetzt werden.
7. Rechte betroffener Personen
Je nach Fall können betroffene Personen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf der Einwilligung ausüben. Anfragen zu Daten, die ein Kundenunternehmen eingegeben hat, sind zunächst an dieses Unternehmen zu richten. ObraDocs stellt Werkzeuge zur Erfassung, Nachverfolgung, Ausfuhr und Durchführung von Anfragen bereit.
Anfragen müssen unverzüglich und grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet werden, vorbehaltlich gesetzlich vorgesehener Verlängerungen und Einschränkungen. Zur Überprüfung der Identität des Antragstellers können erforderliche Informationen angefordert werden.
8. Sicherheit und Datenschutzverletzungen
Es werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, darunter Zugriffskontrollen je Unternehmen, gehashte Passwörter, sichere Sitzungen, CSRF-Schutz, Auditierung, Dateien außerhalb des öffentlichen Bereichs und Begrenzung von Anmeldeversuchen. Kein System ist vollständig unangreifbar; Vorfälle müssen dokumentiert und bewertet werden. Soweit erforderlich, ist die Aufsichtsbehörde innerhalb der gesetzlichen Frist zu benachrichtigen und betroffene Personen sind in den einschlägigen Fällen zu informieren.
9. Beschwerden
Betroffene Personen können unbeschadet anderer verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe Beschwerde bei der portugiesischen Datenschutzbehörde CNPD einlegen. Zuvor wird empfohlen, den Verantwortlichen zu kontaktieren, damit die Anfrage geprüft und gelöst werden kann.
10. Änderungen
Diese Richtlinie kann an rechtliche, technische oder dienstbezogene Änderungen angepasst werden. Die geltende Version ist am Anfang des Dokuments angegeben; wesentliche Änderungen werden über die Anwendung oder per E-Mail mitgeteilt.