Hilfe und Benutzerhandbuch

Verwenden Sie den Anmeldebildschirm, wenn Sie mit einem bereits erstellten Konto auf ObraDocs zugreifen möchten.

Felder und Elemente des Bildschirms

Sprache (PT, EN, ES, FR, DE)

Wählt die Sprache der Anwendung aus. Die Auswahl wird für die Sitzung gespeichert und kann später oben in der Anwendung geändert werden.

E-Mail

E-Mail-Adresse, die bei der Kontoerstellung verwendet oder vom Unternehmensadministrator zugewiesen wurde.

Passwort

Persönliches Passwort des Benutzers. Es darf nicht an Dritte weitergegeben werden.

Wichtigste Schaltflächen und Aktionen

• Anmelden — prüft E-Mail und Passwort und öffnet das Dashboard.
• Unternehmen erstellen — öffnet das Formular zur Registrierung eines neuen Unternehmens und seines ersten Administrators.
• Passwort wiederherstellen — sendet Anweisungen zum Festlegen eines neuen Passworts an die registrierte E-Mail-Adresse.

Dieses Formular wird nur bei der ersten Registrierung verwendet. Beim Erstellen des Kontos legt ObraDocs das Unternehmen und den zugehörigen Administrator an.

Felder und Elemente des Bildschirms

Unternehmen

Handelsname oder Firmenname des Unternehmens, das ObraDocs verwenden wird.

Steuer-ID

Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-ID. Buchstaben und Zahlen sind bis zu 20 Zeichen zulässig.

Adresse

Straße, Hausnummer, Etage, Einheit oder andere Angaben, die zur Identifizierung des Firmensitzes oder der Anschrift erforderlich sind.

Postleitzahl

Portugiesische Postleitzahl im Format 0000-000. Sie wird zur automatischen Suche des Ortes verwendet.

Ort

Dieses Feld wird nach der Prüfung der Postleitzahl automatisch ausgefüllt.

Administrator

Name der Person, die den ersten Administratorzugang zum Unternehmen erhält.

E-Mail

E-Mail-Adresse des Administrators und erste Kontakt-/Rechnungs-E-Mail des Unternehmens. Sie muss gültig sein und darf nicht bereits mit einem anderen Konto verknüpft sein.

Passwort

Mindestens 8 Zeichen, darunter mindestens ein Großbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen.

Bestätigung der rechtlichen Dokumente

Erforderliches Kontrollkästchen zur Bestätigung, dass Datenschutzerklärung, Nutzungsbedingungen und Auftragsverarbeitungsvereinbarung gelesen wurden.

Wichtigste Schaltflächen und Aktionen

• Konto erstellen — prüft die Daten, erstellt das Unternehmen und startet den geltenden Zeitraum/Tarif.
• Zurück zur Anmeldung — kehrt zum Anmeldebildschirm zurück, ohne das Unternehmen zu erstellen.

Baustellen ermöglichen die Organisation von Dokumenten nach Projekt. Die maximale Anzahl der Baustellen hängt vom gebuchten Tarif ab.

Felder und Elemente des Bildschirms

Code

Kurze Referenz zur Identifizierung der Baustelle. Dieses Feld ist erforderlich.

Name

Bezeichnung der Baustelle oder des Projekts. Dieses Feld ist erforderlich.

Kunde

Name des Bauherrn, Kunden oder Auftraggebers.

Standort

Ort, an dem die Baustelle geführt wird, zum Beispiel Stadt, Adresse oder Baugelände.

Verantwortlich

Person, die für die Betreuung der Baustelle verantwortlich ist.

Startseite

Geplantes oder tatsächliches Startdatum der Baustelle.

Ende

Geplantes oder tatsächliches Abschlussdatum der Baustelle.

Status

Status der Baustelle: Geplant, Aktiv, Ausgesetzt, Abgeschlossen oder Archiviert.

Baustellen suchen

Suche nach Code, Baustellenname, Kunde oder Status.

Wichtigste Schaltflächen und Aktionen

• Speichern — erstellt die Baustelle.
• Bearbeiten — lädt die Baustellendaten zur Änderung in das Formular.
• Löschen — entfernt die Baustelle. Verknüpfte Dokumente werden nicht gelöscht, sind aber anschließend nicht mehr mit der Baustelle verbunden.
• Spaltenüberschriften Code, Baustelle, Kunde und Status — sortieren die Tabelle auf- oder absteigend.

In diesem Menü werden Personen und Einheiten erfasst, denen Dokumente zugeordnet werden können.

Felder und Elemente des Bildschirms

Typ

Ordnet den Datensatz als Beschäftigter, Subunternehmer oder Lieferant ein.

Name

Vollständiger Name der Person oder Firmenname der Einheit. Dieses Feld ist erforderlich.

Steuer-ID

Steueridentifikationsnummer der Person oder Einheit.

E-Mail

Persönliche oder primäre E-Mail-Adresse des Datensatzes.

Telefon

Telefonnummer.

Unternehmen

Unternehmen, dem der Beschäftigte oder die Einheit zugeordnet ist. Das Feld kann auf Kein Unternehmen bleiben.

Schaltfläche … neben Unternehmen

Öffnet die Verwaltung der verbundenen Unternehmen. Unternehmen ohne verknüpfte Datensätze können hinzugefügt, bearbeitet, gefiltert und gelöscht werden.

Status

Setzt den Datensatz auf Aktiv oder Inaktiv.

E-Mail senden an — Persönlich

Nimmt die eigene E-Mail-Adresse des Beschäftigten/der Einheit in Dokumentbenachrichtigungen auf.

E-Mail senden an — Unternehmen

Nimmt die E-Mail-Adresse des verbundenen Unternehmens in Dokumentbenachrichtigungen auf.

Datenschutzhinweis zugestellt

Dokumentiert, dass die Datenschutzinformationen der betroffenen Person bereits übermittelt wurden.

Methode

Gibt an, wie der Hinweis übermittelt wurde: E-Mail, Papier/PDF, Portal oder Sonstiges.

Hinweis öffnen

Öffnet die Vorlage des Datenschutzhinweises zur Ansicht, zum Drucken oder zur Übergabe.

Tabelle filtern

Suche nach Typ, Name, Steuer-ID, Unternehmen, Status, E-Mail oder Telefon.

Wichtigste Schaltflächen und Aktionen

• Speichern — erstellt oder aktualisiert den Datensatz.
• Karte öffnen — öffnet die öffentliche Prüfseite der Einheit, sofern verfügbar.
• Bearbeiten — ändert die vorhandenen Daten.
• Löschen — wenn keine Dokumente vorhanden sind, wird der Datensatz gelöscht; bei vorhandenen Dokumenten wird er deaktiviert und die Verarbeitung eingeschränkt, um den Verlauf zu erhalten und eine Prüfung im DSGVO-Center zu ermöglichen.

Das Menü Dokumente ist das operative Zentrum von ObraDocs. Jede Datei kann mit einer Baustelle und einem Beschäftigten oder einer Einheit verknüpft werden.

Felder und Elemente des Bildschirms

Titel

Dokumentart, zum Beispiel Genehmigung, Versicherungspolice oder ärztliches Attest. Die Schaltfläche … öffnet die Titelverwaltung.

Baustelle

Baustelle, zu der das Dokument gehört. Wenn nicht zutreffend, kann das Feld ohne Baustelle bleiben.

Einheit

Beschäftigter, Subunternehmer oder Lieferant, der dem Dokument zugeordnet ist. Wenn nicht zutreffend, kann das Feld leer bleiben.

Gültigkeit

Datum, an dem das Dokument seine Gültigkeit verliert. Je nach Titeleinstellung kann es erforderlich sein.

Aufbewahren bis

Internes Datum, bis zu dem das Dokument voraussichtlich aufbewahrt werden soll. Es unterscheidet sich vom Ablaufdatum und muss die geltenden gesetzlichen Pflichten berücksichtigen.

Rechtliche Aufbewahrungssperre

Verhindert die Löschung, solange das Dokument wegen einer gesetzlichen Pflicht, einer Prüfung, einer Beschwerde oder eines Gerichtsverfahrens aufbewahrt werden muss.

Dokument auswählen

Wählt die Hauptdatei aus. Zulässig sind PDF-, JPG- und PNG-Dateien bis 15 MB. Auf dem Smartphone kann das Dokument fotografiert werden.

Rückseite (optional)

Ermöglicht die Auswahl eines Fotos der Rückseite. Die Anwendung erstellt ein PDF mit Vorder- und Rückseite.

Weitere hinzufügen / Auf dem Smartphone abschließen

Ermöglicht das Zusammenfügen mehrerer fotografierter Seiten vor Abschluss des Uploads.

Anmerkungen

Zusätzliche Informationen zum Dokument, seiner Situation, Herkunft oder interne Notizen.

Dokumente suchen

Suche nach Titel, Baustelle, Einheit, Ablaufdatum, Aufbewahrung oder Status.

Wichtigste Schaltflächen und Aktionen

• Hochladen — speichert die Datei und die zugehörigen Daten.
• Öffnen — zeigt das gespeicherte Dokument an oder lädt es herunter.
• Bearbeiten — ändert die Dokumentdaten; die physische Datei wird bei der Bearbeitung nicht ersetzt.
• Löschen — löscht den Datensatz endgültig und versucht, die Datei vom Server zu entfernen.
• Tabellenüberschriften — sortieren nach Titel, Baustelle, Einheit, Ablaufdatum, Aufbewahren bis und Status.

Titel bestimmen die verfügbaren Optionen im Feld Titel beim Hochladen von Dokumenten. Das Unternehmen erhält zunächst Titel, die angepasst werden können.

Felder und Elemente des Bildschirms

Titel

Name der Dokumentart, zum Beispiel Arbeitsunfallversicherung.

Warnung

Anzahl der Tage im Voraus, ab denen das Dokument den Status Läuft bald ab erhält.

Ablaufdatum erforderlich

Wenn diese Option ausgewählt ist, kann das Dokument nur mit einem Ablaufdatum hochgeladen werden.

In der Dokumentauswahl verfügbar

Wenn diese Option ausgewählt ist, erscheint der Titel in der Liste des Formulars Dokumente. Durch Deaktivieren wird der Titel ausgeblendet, ohne vorhandene Dokumente zu löschen.

Tabelle durchsuchen

Suche nach Titel, obligatorischem Ablaufdatum, Warnung, Status oder Anzahl der Dokumente.

Dokumente

Zeigt, wie viele Dokumente jeden Titel verwenden.

Wichtigste Schaltflächen und Aktionen

• Titel hinzufügen — erstellt eine neue Dokumentart.
• Bearbeiten — ändert Name, Warnung, Pflicht zum Ablaufdatum oder Verfügbarkeit.
• Löschen — entfernt den Titel aus der Konfiguration. Vorhandene Dokumente behalten den gespeicherten Titel.
• Tabellenüberschriften — sortieren die Datensätze.

Dieses Menü ist Administratoren vorbehalten. Die zulässige Anzahl aktiver Benutzer hängt vom Tarif ab.

Felder und Elemente des Bildschirms

Name

Name des Benutzers, der Zugriff auf ObraDocs erhält.

E-Mail

Kennung für die Anmeldung. Jede E-Mail-Adresse kann nur mit einem Konto verknüpft werden.

Rolle

Zugriffsprofil: Administrator, Manager, Benutzer oder Nur lesen.

Passwort

Bei der Erstellung ist das Passwort erforderlich und muss die Sicherheitsanforderungen erfüllen. Lassen Sie das Feld bei der Bearbeitung leer, um das aktuelle Passwort beizubehalten.

Aktiver Benutzer

Ermöglicht oder verhindert den Zugriff auf die Anwendung.

Benutzer suchen

Suche nach Name, E-Mail, Profil oder Status.

Wichtigste Schaltflächen und Aktionen

• Benutzer erstellen — fügt einen neuen Zugang hinzu.
• Bearbeiten — ändert Name, E-Mail, Profil, Status oder Passwort.
• Deaktivieren / Aktivieren — sperrt oder stellt den Zugriff wieder her, ohne den Datensatz zu löschen.
• Spaltenüberschriften Name, E-Mail, Profil und Status — sortieren die Tabelle.

Dieses Menü ist nur für Benutzer mit dem Profil Administrator verfügbar.

Das DSGVO-Center bündelt technische Hilfsmittel zum Datenschutz. Es ersetzt weder eine rechtliche Prüfung noch die internen Verfahren des Unternehmens.

Einstellungen

Datenschutzkontakt

Name der Person oder Abteilung, die für Datenschutzanliegen zuständig ist.

Datenschutz-E-Mail

Kontakt-E-Mail für Anträge und Mitteilungen zu personenbezogenen Daten.

Adresse des Verantwortlichen

Anschrift des Unternehmens oder des Verantwortlichen.

DSB, sofern zutreffend

Name des Datenschutzbeauftragten, sofern vorhanden oder erforderlich.

E-Mail des Datenschutzbeauftragten

E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten.

Standardaufbewahrung für Dokumente

Anzahl der Monate, die standardmäßig zur Berechnung des Datums Aufbewahren bis verwendet wird.

Aufbewahrung der Prüfprotokolle

Anzahl der Monate, die für Aktivitäts- und Prüfprotokolle festgelegt ist.

Anfragen betroffener Personen

Name des Antragstellers

Person, die den Antrag stellt.

E-Mail

Kontaktdaten des Antragstellers.

Art der Anfrage

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch oder Sonstiges.

Eingegangen am

Datum und Uhrzeit des Eingangs zur Berechnung der ursprünglichen Frist.

Betroffene Person/Einheit

Verknüpft den Antrag mit einem registrierten Beschäftigten, Lieferanten oder Subunternehmer.

Benutzer

Verknüpft den Antrag gegebenenfalls mit einem Benutzer der Anwendung.

Beschreibung

Zusammenfassung des Antrags und Informationen, die für die Bearbeitung erforderlich sind.

Status und Notizen/Entscheidung

Ermöglichen die Nachverfolgung der Prüfung, des Abschlusses oder einer begründeten Ablehnung.

Verzeichnis von Datenschutzverletzungen

Titel

Kurze Bezeichnung des Vorfalls.

Entdeckt am

Datum und Uhrzeit, zu denen das Unternehmen davon Kenntnis erlangt hat.

Aufgetreten am

Geschätztes Datum und Uhrzeit des Ereignisses, sofern bekannt.

Risikostufe

In Prüfung, Niedrig, Mittel oder Hoch.

Geschätzte Anzahl betroffener Personen

Ungefähre Anzahl der betroffenen Personen.

Datenkategorien

Betroffene Informationsarten, zum Beispiel Identifikationsdaten, Kontaktdaten oder Dokumente.

Beschreibung

Was geschehen ist und wie es erkannt wurde.

Ergriffene Maßnahmen

Maßnahmen zur Eindämmung, Korrektur und Vorbeugung.

Antrag auf Kontolöschung

Anmerkung

Zusätzliche Informationen, damit der Betreiber den Antrag prüfen kann.

Bestätigung

Erfordert die Eingabe PEDIR ELIMINAÇÃO. Der Antrag löscht die Daten nicht sofort.

Wichtigste Schaltflächen und Aktionen

• Exporte — exportiert Unternehmensdaten, Aktivitätsprotokoll und Prüfprotokoll und öffnet außerdem die Datenschutzdokumente.
• Betroffene Personen — exportiert Daten, schränkt die Verarbeitung ein oder führt eine genehmigte, unwiderrufliche Löschung durch.
• Vorfälle — verwaltet Status, Risiko, Maßnahmen und das Verzeichnis der Meldungen an die Aufsichtsbehörde und betroffene Personen.
• Aufbewahrung — ermittelt Dokumente mit überschrittener Aufbewahrungsfrist und ohne rechtliche Sperre zur Prüfung vor einer möglichen Löschung.
• Hinweis für betroffene Personen — öffnet das Informationsdokument für betroffene Personen.

Dieses Menü ist nur für Benutzer mit dem Profil Administrator verfügbar.

Dieses Menü zeigt den geschäftlichen Status des Kontos und die von Stripe erhaltenen Informationen.

Felder und Elemente des Bildschirms

Aktueller Tarif

Name des aktiven Tarifs, zum Beispiel Start, Pro oder Business.

Status

Zeigt an, ob das Abonnement aktiv, in der Testphase, gekündigt oder in einem anderen von Stripe gemeldeten Status ist.

Monatlicher/jährlicher Betrag

Preis für den ausgewählten Tarif und Abrechnungszyklus. Beim Jahreszyklus kann der zugehörige Rabatt angezeigt werden.

Abrechnungszyklus

Zeigt an, ob die Abrechnung Monatlich oder Jährlich erfolgt.

Nächste Verlängerung/Ende des Zeitraums

Voraussichtliches Verlängerungsdatum oder Datum, bis zu dem der Zugriff aktiv bleibt.

Unternehmensdaten

Zeigt Unternehmensname, Steuer-ID, Rechnungs-E-Mail und Stripe-Kundenkennung.

Rechnungen und Zahlungen

Listet Datum, Nummer, Status, Gesamtbetrag und Rechnungslink auf, sofern von Stripe bereitgestellt.

Wichtigste Schaltflächen und Aktionen

• Tarif ändern — öffnet die Auswahlseite für Tarif und Abrechnungszyklus.
• Zahlung verwalten und kündigen — öffnet das sichere Stripe-Portal zum Aktualisieren der Zahlungsmethode, Prüfen von Belastungen oder Kündigen.
• Rechnung anzeigen — öffnet die von Stripe bereitgestellte Rechnung, sofern verfügbar.

Das Dashboard zeigt eine operative Zusammenfassung. Die Karten können geöffnet werden, um die in jeder Summe enthaltenen Datensätze anzuzeigen.

Felder und Elemente des Bildschirms

Gültigkeit des Abonnements

Zeigt Tarif, Gültigkeitsdatum und verbleibende Tage. Je näher das Ende rückt, desto deutlicher wird der Hinweis hervorgehoben.

Baustelle auswählen

Filtert Summen und Dokumentlisten nach einer bestimmten Baustelle oder nach Alle Baustellen.

Dokumente, die in den nächsten Tagen ablaufen

Legt den Vorlauf fest, mit dem Dokumente angezeigt werden, deren Ablaufdatum näher rückt.

Baustellen

Anzahl der Baustellen im aktuellen Filter.

Dokumente

Gesamtzahl der enthaltenen Dokumente.

Abgelaufen

Dokumente, deren Ablaufdatum bereits überschritten ist.

Läuft bald ab

Dokumente, die innerhalb des festgelegten Vorlaufs ablaufen.

Smartphone-Anleitung

Erklärt, wie ObraDocs auf einem iPhone/iPad oder in Chrome zum Startbildschirm hinzugefügt wird.

Wichtigste Schaltflächen und Aktionen

• Neue Baustelle — öffnet direkt das Formular Baustellen.
• Dokument hochladen — öffnet das Formular Dokumente.
• E-Mails senden — sendet je Einheit Warnungen zu abgelaufenen oder bald ablaufenden Dokumenten unter Berücksichtigung der ausgewählten Baustelle und Tage.