Aide et manuel de l’utilisateur

Utilisez l’écran de connexion chaque fois que vous souhaitez accéder à ObraDocs avec un compte déjà créé.

Champs et éléments de l’écran

Langue (PT, EN, ES, FR, DE)

Sélectionne la langue de l’application. Le choix est associé à la session et peut ensuite être modifié en haut de l’application.

E-mail

Adresse e-mail utilisée lors de la création du compte ou attribuée par l’administrateur de l’entreprise.

Mot de passe

Mot de passe personnel de l’utilisateur. Il ne doit pas être communiqué à des tiers.

Principaux boutons et actions

• Se connecter — vérifie l’e-mail et le mot de passe puis ouvre le Dashboard.
• Créer une entreprise — ouvre le formulaire permettant d’enregistrer une nouvelle entreprise et son premier administrateur.
• Récupérer le mot de passe — envoie à l’adresse e-mail enregistrée les instructions pour définir un nouveau mot de passe.

Ce formulaire est utilisé uniquement lors du premier enregistrement. Lors de la création du compte, ObraDocs crée l’entreprise et son administrateur.

Champs et éléments de l’écran

Entreprise

Nom commercial ou raison sociale de l’entreprise qui utilisera ObraDocs.

NIF

Numéro d’identification fiscale ou numéro de TVA. Les lettres et les chiffres sont acceptés, jusqu’à 20 caractères.

Adresse

Rue, numéro, étage, lot ou toute autre information nécessaire pour identifier le siège ou l’adresse de l’entreprise.

Code postal

Code postal portugais au format 0000-000. Il sert à rechercher automatiquement la localité.

Localité

Champ rempli automatiquement après validation du code postal.

Administrateur

Nom de la personne qui disposera du premier accès administrateur à l’entreprise.

E-mail

E-mail de l’administrateur et e-mail initial de contact/facturation de l’entreprise. Il doit être valide et ne pas être déjà associé à un autre compte.

Mot de passe

Au moins 8 caractères, dont au moins une lettre majuscule, un chiffre et un caractère spécial.

Confirmation des documents juridiques

Case obligatoire confirmant la lecture de la Politique de confidentialité, des Conditions d’utilisation et de l’Accord de traitement des données.

Principaux boutons et actions

• Créer le compte — vérifie les données, crée l’entreprise et démarre la période/le forfait applicable.
• Retour à la connexion — revient à l’écran de connexion sans créer l’entreprise.

Les chantiers permettent d’organiser les documents par projet. Le nombre maximal de chantiers dépend du forfait souscrit.

Champs et éléments de l’écran

Code

Référence courte utilisée pour identifier le chantier. Ce champ est obligatoire.

Nom

Désignation du chantier ou du projet. Ce champ est obligatoire.

Client

Nom du maître d’ouvrage, du client ou de l’entité contractante.

Localisation

Lieu où se déroule le chantier, par exemple ville, adresse ou site de travaux.

Responsable

Personne responsable du suivi du chantier.

Accueil

Date prévue ou réelle de début du chantier.

Fin

Date prévue ou réelle de fin du chantier.

État

État du chantier : Planifié, Actif, Suspendu, Terminé ou Archivé.

Rechercher des chantiers

Recherche par code, nom du chantier, client ou état.

Principaux boutons et actions

• Enregistrer — crée le chantier.
• Modifier — charge les données du chantier dans le formulaire pour les modifier.
• Supprimer — supprime le chantier. Les documents associés ne sont pas supprimés, mais ne sont plus liés au chantier.
• En-têtes Code, Chantier, Client et État — permettent de trier le tableau par ordre croissant ou décroissant.

Ce menu enregistre les personnes et entités auxquelles les documents peuvent être associés.

Champs et éléments de l’écran

Type

Classe l’enregistrement comme Travailleur, Sous-traitant ou Fournisseur.

Nom

Nom complet de la personne ou raison sociale de l’entité. Ce champ est obligatoire.

NIF

Numéro d’identification fiscale de la personne ou de l’entité.

E-mail

Adresse e-mail personnelle ou principale de l’enregistrement.

Téléphone

Numéro de téléphone.

Entreprise

Entreprise à laquelle le travailleur ou l’entité est associé. Le champ peut rester sur Sans entreprise.

Bouton … à côté d’Entreprise

Ouvre la gestion des entreprises associées. Permet d’ajouter, modifier, filtrer et supprimer les entreprises sans enregistrements liés.

État

Définit l’enregistrement comme Actif ou Inactif.

Envoyer l’e-mail à — Personnel

Inclut l’adresse e-mail du travailleur/de l’entité dans les notifications documentaires.

Envoyer l’e-mail à — Entreprise

Inclut l’adresse e-mail de l’entreprise associée dans les notifications documentaires.

Avis de confidentialité remis

Enregistre que l’information relative à la confidentialité a déjà été remise à la personne concernée.

Méthode

Indique comment l’avis a été remis : E-mail, Papier/PDF, Portail ou Autre.

Ouvrir l’avis

Ouvre le modèle d’avis de confidentialité pour consultation, impression ou remise.

Filtrer le tableau

Recherche par type, nom, NIF, entreprise, état, e-mail ou téléphone.

Principaux boutons et actions

• Enregistrer — crée ou met à jour l’enregistrement.
• Ouvrir la fiche — ouvre la page publique de vérification de l’entité, lorsqu’elle est disponible.
• Modifier — modifie les données existantes.
• Supprimer — en l’absence de documents, supprime l’enregistrement ; si des documents existent, le désactive et limite le traitement afin de préserver l’historique et de permettre son examen dans le Centre RGPD.

Le menu Documents est le centre opérationnel d’ObraDocs. Chaque fichier peut être lié à un chantier et à un travailleur ou une entité.

Champs et éléments de l’écran

Titre

Type de document, par exemple Autorisation, Police d’assurance ou Certificat médical. Le bouton … ouvre la gestion des titres.

Chantier

Chantier auquel appartient le document. Il peut rester sans chantier lorsque cela ne s’applique pas.

Entité

Travailleur, sous-traitant ou fournisseur associé au document. Le champ peut rester vide lorsque cela ne s’applique pas.

Validité

Date à laquelle le document cesse d’être valide. Elle peut être obligatoire selon la configuration du titre.

Conserver jusqu’au

Date interne prévue jusqu’à laquelle le document doit être conservé. Elle est différente de la date d’expiration et doit respecter les obligations légales applicables.

Gel juridique

Empêche la suppression tant que le document doit être conservé en raison d’une obligation légale, d’un audit, d’une réclamation ou d’une procédure judiciaire.

Choisir un document

Sélectionne le fichier principal. Les fichiers PDF, JPG et PNG jusqu’à 15 Mo sont autorisés. Sur smartphone, vous pouvez photographier le document.

Verso (facultatif)

Permet de sélectionner la photo du verso. L’application prépare un PDF contenant le recto et le verso.

Charger davantage / Terminer sur smartphone

Permet de regrouper plusieurs pages photographiées avant de terminer le chargement.

Observations

Informations complémentaires sur le document, sa situation, son origine ou des notes internes.

Rechercher des documents

Recherche par titre, chantier, entité, expiration, conservation ou état.

Principaux boutons et actions

• Charger — enregistre le fichier et les données correspondantes.
• Ouvrir — affiche ou télécharge le document enregistré.
• Modifier — modifie les données du document ; le fichier physique n’est pas remplacé pendant la modification.
• Supprimer — supprime définitivement l’enregistrement et tente de retirer le fichier du serveur.
• En-têtes du tableau — permettent de trier par Titre, Chantier, Entité, Expiration, Conserver jusqu’au et État.

Les titres déterminent les options disponibles dans le champ Titre lors du chargement des documents. L’entreprise reçoit des titres initiaux qui peuvent être personnalisés.

Champs et éléments de l’écran

Titre

Nom du type de document, par exemple Assurance accidents du travail.

Alerte

Nombre de jours d’anticipation à partir duquel le document passe à l’état Bientôt expiré.

Date de validité obligatoire

Lorsque cette option est sélectionnée, le document ne peut être chargé qu’avec une date d’expiration.

Disponible dans la liste des documents

Lorsque cette option est sélectionnée, le titre apparaît dans la liste du formulaire Documents. La désélection permet de masquer le titre sans supprimer les documents existants.

Rechercher dans le tableau

Recherche par titre, expiration obligatoire, alerte, état ou nombre de documents.

Documents

Indique combien de documents utilisent chaque titre.

Principaux boutons et actions

• Ajouter un titre — crée un nouveau type de document.
• Modifier — change le nom, l’alerte, l’obligation d’une date d’expiration ou la disponibilité.
• Supprimer — retire le titre de la configuration. Les documents existants conservent le titre enregistré.
• En-têtes du tableau — permettent de trier les enregistrements.

Ce menu est réservé aux administrateurs. Le nombre d’utilisateurs actifs autorisé dépend du forfait.

Champs et éléments de l’écran

Nom

Nom de l’utilisateur qui aura accès à ObraDocs.

E-mail

Identifiant utilisé pour la connexion. Chaque adresse e-mail ne peut être associée qu’à un seul compte.

Profil

Profil attribué à l’accès : Administrateur, Gestionnaire, Utilisateur ou Consultation.

Mot de passe

Le mot de passe est obligatoire lors de la création et doit respecter les exigences de sécurité. Lors de la modification, laissez ce champ vide pour conserver le mot de passe actuel.

Utilisateur actif

Autorise ou empêche l’accès à l’application.

Rechercher des utilisateurs

Recherche par nom, e-mail, profil ou état.

Principaux boutons et actions

• Créer un utilisateur — ajoute un nouvel accès.
• Modifier — change le nom, l’e-mail, le profil, l’état ou le mot de passe.
• Désactiver / Activer — bloque ou rétablit l’accès sans supprimer l’enregistrement.
• En-têtes Nom, E-mail, Profil et État — permettent de trier le tableau.

Ce menu est uniquement accessible aux utilisateurs ayant le profil Administrateur.

Le Centre RGPD regroupe des outils techniques d’aide à la protection des données. Il ne remplace ni l’analyse juridique ni les procédures internes de l’entreprise.

Configuration

Contact confidentialité

Nom de la personne ou du service responsable de la réception des questions de confidentialité.

E-mail de confidentialité

Adresse e-mail de contact pour les demandes et communications relatives aux données à caractère personnel.

Adresse du responsable

Adresse de l’entreprise ou du responsable du traitement.

DPD/DPO, le cas échéant

Nom du Délégué à la protection des données, lorsqu’il existe ou est requis.

E-mail du DPD/DPO

Adresse e-mail du Délégué à la protection des données.

Conservation standard des documents

Nombre de mois utilisé par défaut pour calculer la date Conserver jusqu’au.

Conservation de l’audit

Nombre de mois défini pour les journaux d’activité et d’audit.

Demandes des personnes concernées

Nom du demandeur

Personne qui présente la demande.

E-mail

Coordonnées du demandeur.

Type de demande

Accès, Rectification, Effacement, Limitation, Portabilité, Opposition ou Autre.

Reçu le

Date et heure de réception, utilisées pour calculer le délai initial.

Personne concernée/entité

Associe la demande à un travailleur, fournisseur ou sous-traitant enregistré.

Utilisateur

Associe la demande à un utilisateur de l’application, le cas échéant.

Description

Résumé de la demande et informations nécessaires à son suivi.

État et Notes/décision

Permettent de suivre l’analyse, la clôture ou le refus motivé.

Registre des violations de données

Titre

Désignation courte de l’incident.

Détecté le

Date et heure auxquelles l’entreprise en a pris connaissance.

Survenu le

Date et heure estimées de l’incident, si elles sont connues.

Niveau de risque

En cours d’évaluation, Faible, Moyen ou Élevé.

Nombre estimé de personnes concernées

Nombre approximatif de personnes affectées.

Catégories de données

Types d’informations concernées, par exemple identification, coordonnées ou documents.

Description

Ce qui s’est produit et comment cela a été détecté.

Mesures prises

Mesures de confinement, de correction et de prévention.

Demande de suppression du compte

Observation

Informations complémentaires permettant à l’opérateur d’analyser la demande.

Confirmation

Exige de saisir PEDIR ELIMINAÇÃO. La demande ne supprime pas immédiatement les données.

Principaux boutons et actions

• Exportations — permet d’exporter les données de l’entreprise, le journal d’activité et l’audit, ainsi que d’ouvrir les documents de confidentialité.
• Personnes concernées — permet d’exporter les données, de limiter le traitement ou d’effectuer un effacement approuvé et irréversible.
• Incidents — gère l’état, le risque, les mesures et le registre des notifications à l’autorité de contrôle et aux personnes concernées.
• Conservation — identifie les documents dont le délai est dépassé et qui ne font pas l’objet d’un gel légal, afin de les examiner avant une éventuelle suppression.
• Avis aux personnes concernées — ouvre le document d’information destiné aux personnes concernées.

Ce menu est uniquement accessible aux utilisateurs ayant le profil Administrateur.

Ce menu présente la situation commerciale du compte et les informations reçues de Stripe.

Champs et éléments de l’écran

Forfait actuel

Nom du forfait actif, par exemple Start, Pro ou Business.

État

Indique si l’abonnement est actif, en période d’essai, annulé ou dans un autre état communiqué par Stripe.

Montant mensuel/annuel

Prix applicable au forfait et au cycle de facturation choisi. Le cycle annuel peut afficher la remise correspondante.

Cycle de facturation

Indique si la facturation est Mensuelle ou Annuelle.

Prochain renouvellement/fin de période

Date de renouvellement prévue ou date jusqu’à laquelle l’accès reste actif.

Informations sur l’entreprise

Affiche le nom, le NIF, l’e-mail de facturation et l’identifiant client Stripe.

Factures et paiements

Liste la date, le numéro, l’état, le total et le lien vers la facture, lorsque Stripe les fournit.

Principaux boutons et actions

• Changer de forfait — ouvre la page de sélection du forfait et du cycle de facturation.
• Gérer le paiement et annuler — ouvre le portail sécurisé de Stripe pour mettre à jour le moyen de paiement, consulter les prélèvements ou annuler.
• Voir la facture — ouvre la facture hébergée par Stripe, lorsqu’elle est disponible.

Le Dashboard présente un résumé opérationnel. Les cartes peuvent être ouvertes pour consulter les enregistrements compris dans chaque total.

Champs et éléments de l’écran

Validité de l’abonnement

Affiche le forfait, la date de validité et le nombre de jours restants. L’avis devient plus visible à mesure que la fin approche.

Sélectionner un chantier

Filtre les totaux et les listes documentaires selon un chantier précis ou Tous les chantiers.

Documents expirant dans les prochains jours

Définit le délai d’anticipation utilisé pour afficher les documents proches de leur expiration.

Chantiers

Nombre de chantiers inclus dans le filtre actuel.

Documents

Nombre total de documents inclus.

Expirés

Documents dont la date d’expiration est déjà dépassée.

Bientôt expirés

Documents qui expirent pendant le délai d’anticipation défini.

Instructions pour smartphone

Explique comment ajouter ObraDocs à l’écran d’accueil sur un iPhone/iPad ou dans Chrome.

Principaux boutons et actions

• Nouveau chantier — ouvre directement le formulaire Chantiers.
• Charger un document — ouvre le formulaire Documents.
• Envoyer des e-mails — envoie des alertes par entité pour les documents expirés ou bientôt expirés, selon le chantier et le nombre de jours sélectionnés.