Ajuda e manual do utilizador

Utilize o ecrã de login sempre que pretender entrar no ObraDocs com uma conta já criada.

Campos e elementos do ecrã

Idioma (PT, EN, ES, FR, DE)

Seleciona o idioma da aplicação. A escolha fica associada à sessão e pode ser alterada posteriormente no topo da aplicação.

Email

Endereço de email utilizado na criação da conta ou atribuído pelo administrador da empresa.

Palavra-passe

Palavra-passe pessoal do utilizador. Não deve ser partilhada com terceiros.

Botões e ações principais

• Entrar — valida o email e a palavra-passe e abre o Dashboard.
• Criar empresa — abre o formulário para registar uma nova empresa e o primeiro administrador.
• Recuperar palavra-passe — envia instruções para definir uma nova palavra-passe no email registado.

Este formulário é utilizado apenas no primeiro registo. Ao criar a conta, o ObraDocs cria a empresa e o respetivo administrador.

Campos e elementos do ecrã

Empresa

Nome comercial ou denominação social da empresa que utilizará o ObraDocs.

NIF

Número de identificação fiscal ou VAT. Aceita letras e números, até 20 caracteres.

Morada

Rua, número, andar, fração ou outra informação necessária para identificar a sede ou morada da empresa.

Código postal

Código postal português no formato 0000-000. É usado para procurar automaticamente a localidade.

Localidade

Campo preenchido automaticamente depois de o código postal ser validado.

Administrador

Nome da pessoa que ficará com o primeiro acesso administrativo à empresa.

Email

Email do administrador e email inicial de contacto/faturação da empresa. Tem de ser válido e não pode já estar associado a outra conta.

Palavra-passe

Mínimo de 8 caracteres, incluindo pelo menos uma letra maiúscula, um número e um carácter especial.

Confirmação dos documentos legais

Caixa obrigatória que confirma a leitura da Política de Privacidade, Termos de Utilização e Acordo de Tratamento de Dados.

Botões e ações principais

• Criar conta — valida os dados, cria a empresa e inicia o período/plano aplicável.
• Voltar ao login — regressa ao ecrã de entrada sem criar a empresa.

As obras permitem organizar os documentos por projeto. O número máximo de obras depende do plano contratado.

Campos e elementos do ecrã

Código

Referência curta utilizada para identificar a obra. É um campo obrigatório.

Nome

Designação da obra ou projeto. É um campo obrigatório.

Cliente

Nome do dono da obra, cliente ou entidade contratante.

Localização

Local onde a obra decorre, por exemplo cidade, morada ou estaleiro.

Responsável

Pessoa responsável pelo acompanhamento da obra.

Início

Data prevista ou efetiva de início da obra.

Fim

Data prevista ou efetiva de conclusão da obra.

Estado

Situação da obra: Planeada, Ativa, Suspensa, Concluída ou Arquivada.

Pesquisar obras

Pesquisa por código, nome da obra, cliente ou estado.

Botões e ações principais

• Guardar — cria a obra.
• Editar — carrega os dados da obra no formulário para alteração.
• Eliminar — remove a obra. Os documentos associados não são apagados, mas deixam de ficar ligados à obra.
• Cabeçalhos Código, Obra, Cliente e Estado — permitem ordenar a tabela por ordem crescente ou decrescente.

Neste menu são registadas as pessoas e entidades às quais os documentos podem ficar associados.

Campos e elementos do ecrã

Tipo

Classifica o registo como Trabalhador, Subempreiteiro ou Fornecedor.

Nome

Nome completo da pessoa ou denominação da entidade. É obrigatório.

NIF

Número de identificação fiscal da pessoa ou entidade.

Email

Email pessoal ou principal do registo.

Telefone

Número de contacto.

Empresa

Empresa à qual o trabalhador ou entidade está associado. Pode ficar como Sem empresa.

Botão … junto à Empresa

Abre a gestão das empresas associadas. Permite adicionar, editar, filtrar e eliminar empresas sem registos ligados.

Estado

Define o registo como Ativo ou Inativo.

Enviar email para — Pessoal

Inclui o email do próprio trabalhador/entidade nas notificações documentais.

Enviar email para — Empresa

Inclui o email da empresa associada nas notificações documentais.

Aviso de privacidade entregue

Regista que a informação de privacidade já foi entregue ao titular.

Método

Indica como o aviso foi entregue: Email, Papel/PDF, Portal ou Outro.

Abrir aviso

Abre o modelo de aviso de privacidade para consulta, impressão ou entrega.

Filtrar tabela

Pesquisa por tipo, nome, NIF, empresa, estado, email ou telefone.

Botões e ações principais

• Guardar — cria ou atualiza o registo.
• Abrir cartão — abre a página pública de verificação da entidade, quando disponível.
• Editar — altera os dados existentes.
• Eliminar — se não houver documentos, elimina o registo; se existirem documentos, inativa e limita o tratamento para preservar o histórico e permitir análise no Centro RGPD.

O menu Documentos é o centro operacional do ObraDocs. Cada ficheiro pode ser ligado a uma obra e a um trabalhador ou entidade.

Campos e elementos do ecrã

Título

Tipo de documento, por exemplo Alvará, Apólice de seguro ou Atestado médico. O botão … abre a gestão dos títulos.

Obra

Obra à qual o documento pertence. Pode ficar sem obra quando não se aplica.

Entidade

Trabalhador, subempreiteiro ou fornecedor associado ao documento. Pode ficar vazio quando não se aplica.

Validade

Data em que o documento deixa de ser válido. Pode ser obrigatória conforme a configuração do título.

Conservar até

Prazo interno previsto para manter o documento. É diferente da validade e deve respeitar as obrigações legais aplicáveis.

Bloqueio legal

Impede a eliminação enquanto o documento tiver de ser conservado por obrigação legal, auditoria, reclamação ou processo judicial.

Escolher documento

Seleciona o ficheiro principal. São permitidos PDF, JPG e PNG até 15 MB. No smartphone pode fotografar o documento.

Verso (opcional)

Permite selecionar a fotografia do verso. A aplicação prepara um PDF com frente e verso.

Carregar mais / Terminar no smartphone

Permite juntar várias páginas fotografadas antes de concluir o carregamento.

Observações

Informação adicional sobre o documento, situação, origem ou notas internas.

Pesquisar documentos

Pesquisa por título, obra, entidade, validade, conservação ou estado.

Botões e ações principais

• Carregar — guarda o ficheiro e os respetivos dados.
• Abrir — apresenta ou descarrega o documento guardado.
• Editar — altera os dados do documento; o ficheiro físico não é substituído durante a edição.
• Eliminar — elimina definitivamente o registo e tenta remover o ficheiro do servidor.
• Cabeçalhos da tabela — permitem ordenar por Título, Obra, Entidade, Validade, Conservar até e Estado.

Os títulos determinam as opções disponíveis no campo Título do carregamento de documentos. A empresa recebe títulos iniciais que podem ser personalizados.

Campos e elementos do ecrã

Título

Nome do tipo documental, por exemplo Seguro de acidentes de trabalho.

Alerta

Número de dias de antecedência com que o documento passa para o estado A terminar.

Validade obrigatória

Quando selecionado, o documento só pode ser carregado com uma data de validade.

Disponível no select de documentos

Quando selecionado, o título aparece na lista do formulário Documentos. Desmarcar permite ocultar o título sem apagar documentos existentes.

Pesquisar na tabela

Pesquisa por título, validade obrigatória, alerta, estado ou número de documentos.

Documentos

Mostra quantos documentos utilizam cada título.

Botões e ações principais

• Adicionar título — cria um novo tipo de documento.
• Editar — altera o nome, alerta, obrigatoriedade de validade ou disponibilidade.
• Eliminar — elimina o título da configuração. Os documentos já existentes mantêm o título gravado.
• Cabeçalhos da tabela — permitem ordenar os registos.

Este menu está reservado aos administradores. O número de utilizadores ativos permitido depende do plano.

Campos e elementos do ecrã

Nome

Nome do utilizador que terá acesso ao ObraDocs.

Email

Identificador utilizado no login. Cada email só pode estar associado a uma conta.

Perfil

Perfil atribuído ao acesso: Administrador, Gestor, Utilizador ou Consulta.

Palavra-passe

Na criação é obrigatória e deve cumprir os requisitos de segurança. Na edição, deixe em branco para manter a palavra-passe atual.

Utilizador ativo

Permite ou impede o acesso à aplicação.

Pesquisar utilizadores

Pesquisa por nome, email, perfil ou estado.

Botões e ações principais

• Criar utilizador — adiciona um novo acesso.
• Editar — altera nome, email, perfil, estado ou palavra-passe.
• Desativar / Ativar — bloqueia ou repõe o acesso sem apagar o registo.
• Cabeçalhos Nome, Email, Perfil e Estado — permitem ordenar a tabela.

Este menu está disponível apenas para utilizadores com perfil de Administrador.

O Centro RGPD reúne ferramentas técnicas de apoio à proteção de dados. Não substitui a análise jurídica nem os procedimentos internos da empresa.

Configuração

Contacto de privacidade

Nome da pessoa ou departamento responsável por receber assuntos de privacidade.

Email de privacidade

Email de contacto para pedidos e comunicações relacionadas com dados pessoais.

Morada do responsável

Morada da empresa ou do responsável pelo tratamento.

EPD/DPO, quando aplicável

Nome do Encarregado de Proteção de Dados, quando exista ou seja aplicável.

Email do EPD/DPO

Contacto eletrónico do Encarregado de Proteção de Dados.

Conservação padrão dos documentos

Número de meses usado por defeito para calcular a data Conservar até.

Conservação da auditoria

Número de meses definido para os registos de atividade e auditoria.

Pedidos de titulares

Nome do requerente

Pessoa que apresenta o pedido.

Email

Contacto do requerente.

Tipo de pedido

Acesso, Retificação, Apagamento, Limitação, Portabilidade, Oposição ou Outro.

Recebido em

Data e hora de receção, usada para calcular o prazo inicial.

Titular/entidade

Liga o pedido a um trabalhador, fornecedor ou subempreiteiro registado.

Utilizador

Liga o pedido a um utilizador da aplicação, quando aplicável.

Descrição

Resumo do pedido e informação necessária para o acompanhar.

Estado e Notas/decisão

Permitem acompanhar a análise, conclusão ou recusa fundamentada.

Registo de violações de dados

Título

Designação resumida do incidente.

Detetado em

Data e hora em que a empresa tomou conhecimento.

Ocorrido em

Data e hora estimada da ocorrência, se conhecida.

Nível de risco

Em avaliação, Baixo, Médio ou Alto.

N.º estimado de titulares

Quantidade aproximada de pessoas afetadas.

Categorias de dados

Tipos de informação envolvidos, por exemplo identificação, contactos ou documentos.

Descrição

O que aconteceu e como foi detetado.

Medidas adotadas

Ações de contenção, correção e prevenção.

Pedido de eliminação da conta

Observação

Informação adicional para o operador analisar o pedido.

Confirmação

Exige escrever PEDIR ELIMINAÇÃO. O pedido não elimina imediatamente os dados.

Botões e ações principais

• Exportações — permite exportar dados da empresa, registo de atividades e auditoria, além de abrir os documentos de privacidade.
• Titulares — permite exportar dados, limitar o tratamento ou executar um apagamento aprovado e irreversível.
• Incidentes — controla o estado, risco, medidas e registo de notificações à CNPD e aos titulares.
• Conservação — identifica documentos com prazo ultrapassado e sem bloqueio legal, para revisão antes de eventual eliminação.
• Aviso para titulares — abre o documento informativo destinado aos titulares dos dados.

Este menu está disponível apenas para utilizadores com perfil de Administrador.

Este menu apresenta a situação comercial da conta e a informação recebida da Stripe.

Campos e elementos do ecrã

Plano atual

Nome do plano ativo, por exemplo Start, Pro ou Business.

Estado

Indica se a subscrição está ativa, em período experimental, cancelada ou noutra situação comunicada pela Stripe.

Valor mensal/anual

Preço aplicável ao plano e ciclo de faturação escolhido. O ciclo anual pode apresentar o desconto associado.

Ciclo de faturação

Indica se a cobrança é Mensal ou Anual.

Próxima renovação/fim do período

Data prevista para renovação ou data até à qual o acesso permanece ativo.

Dados da empresa

Apresenta nome, NIF, email de faturação e identificador de cliente Stripe.

Faturas e pagamentos

Lista data, número, estado, total e ligação para a fatura, quando disponibilizada pela Stripe.

Botões e ações principais

• Alterar plano — abre a página de escolha de plano e ciclo de faturação.
• Gerir pagamento e cancelar — abre o portal seguro da Stripe para atualizar o meio de pagamento, consultar cobrança ou cancelar.
• Ver fatura — abre a fatura alojada pela Stripe, quando disponível.

O Dashboard apresenta um resumo operacional. Os cartões podem ser abertos para consultar os registos incluídos em cada total.

Campos e elementos do ecrã

Validade da subscrição

Mostra o plano, a data de validade e os dias restantes. Quando o fim se aproxima, o aviso ganha destaque.

Selecionar obra

Filtra os totais e listas documentais por uma obra específica ou por Todas as obras.

Docs terminar nos próximos dias

Define a antecedência usada para mostrar documentos que estão próximos da validade.

Obras

Número de obras incluídas no filtro atual.

Documentos

Número total de documentos incluídos.

Caducados

Documentos cuja validade já terminou.

A terminar

Documentos que terminam dentro do período de antecedência definido.

Instruções Smartphone

Explica como adicionar o ObraDocs ao ecrã principal no iPhone/iPad ou no Chrome.

Botões e ações principais

• Nova obra — abre diretamente o formulário de Obras.
• Carregar documento — abre o formulário de Documentos.
• Enviar emails — envia alertas por entidade para documentos caducados ou a terminar, respeitando a obra e os dias selecionados.