Ayuda y manual del usuario

Utilice la pantalla de inicio de sesión siempre que quiera acceder a ObraDocs con una cuenta ya creada.

Campos y elementos de la pantalla

Idioma (PT, EN, ES, FR, DE)

Selecciona el idioma de la aplicación. La elección queda asociada a la sesión y puede cambiarse posteriormente en la parte superior de la aplicación.

Correo electrónico

Dirección de correo electrónico utilizada al crear la cuenta o asignada por el administrador de la empresa.

Contraseña

Contraseña personal del usuario. No debe compartirse con terceros.

Botones y acciones principales

• Entrar — valida el correo electrónico y la contraseña y abre el Dashboard.
• Crear empresa — abre el formulario para registrar una nueva empresa y su primer administrador.
• Recuperar contraseña — envía al correo registrado las instrucciones para definir una nueva contraseña.

Este formulario solo se utiliza en el primer registro. Al crear la cuenta, ObraDocs crea la empresa y su administrador.

Campos y elementos de la pantalla

Empresa

Nombre comercial o razón social de la empresa que utilizará ObraDocs.

NIF

Número de identificación fiscal o VAT. Admite letras y números, hasta 20 caracteres.

Dirección

Calle, número, planta, puerta u otra información necesaria para identificar la sede o dirección de la empresa.

Código postal

Código postal portugués con el formato 0000-000. Se utiliza para buscar automáticamente la localidad.

Localidad

Campo que se completa automáticamente después de validar el código postal.

Administrador

Nombre de la persona que tendrá el primer acceso administrativo a la empresa.

Correo electrónico

Correo del administrador y correo inicial de contacto/facturación de la empresa. Debe ser válido y no puede estar ya asociado a otra cuenta.

Contraseña

Mínimo de 8 caracteres, con al menos una letra mayúscula, un número y un carácter especial.

Confirmación de los documentos legales

Casilla obligatoria que confirma la lectura de la Política de Privacidad, los Términos de Uso y el Acuerdo de Tratamiento de Datos.

Botones y acciones principales

• Crear cuenta — valida los datos, crea la empresa e inicia el periodo/plan aplicable.
• Volver al inicio de sesión — regresa a la pantalla de acceso sin crear la empresa.

Las obras permiten organizar los documentos por proyecto. El número máximo de obras depende del plan contratado.

Campos y elementos de la pantalla

Código

Referencia corta utilizada para identificar la obra. Es un campo obligatorio.

Nombre

Denominación de la obra o proyecto. Es un campo obligatorio.

Cliente

Nombre del promotor, cliente o entidad contratante.

Ubicación

Lugar donde se ejecuta la obra, por ejemplo ciudad, dirección o emplazamiento.

Responsable

Persona responsable del seguimiento de la obra.

Inicio

Fecha prevista o real de inicio de la obra.

Fin

Fecha prevista o real de finalización de la obra.

Estado

Estado de la obra: Planificada, Activa, Suspendida, Finalizada o Archivada.

Buscar obras

Busca por código, nombre de la obra, cliente o estado.

Botones y acciones principales

• Guardar — crea la obra.
• Editar — carga los datos de la obra en el formulario para modificarlos.
• Eliminar — elimina la obra. Los documentos asociados no se borran, pero dejan de estar vinculados a la obra.
• Encabezados Código, Obra, Cliente y Estado — permiten ordenar la tabla de forma ascendente o descendente.

En este menú se registran las personas y entidades a las que pueden asociarse los documentos.

Campos y elementos de la pantalla

Tipo

Clasifica el registro como Trabajador, Subcontratista o Proveedor.

Nombre

Nombre completo de la persona o razón social de la entidad. Es obligatorio.

NIF

Número de identificación fiscal de la persona o entidad.

Correo electrónico

Correo electrónico personal o principal del registro.

Teléfono

Número de contacto.

Empresa

Empresa a la que está asociado el trabajador o la entidad. Puede quedar como Sin empresa.

Botón … junto a Empresa

Abre la gestión de las empresas asociadas. Permite añadir, editar, filtrar y eliminar empresas que no tengan registros vinculados.

Estado

Define el registro como Activo o Inactivo.

Enviar correo a — Personal

Incluye el correo del propio trabajador/entidad en las notificaciones documentales.

Enviar correo a — Empresa

Incluye el correo de la empresa asociada en las notificaciones documentales.

Aviso de privacidad entregado

Registra que la información de privacidad ya se ha entregado al interesado.

Método

Indica cómo se entregó el aviso: Correo electrónico, Papel/PDF, Portal u Otro.

Abrir aviso

Abre el modelo de aviso de privacidad para consultarlo, imprimirlo o entregarlo.

Filtrar tabla

Busca por tipo, nombre, NIF, empresa, estado, correo electrónico o teléfono.

Botones y acciones principales

• Guardar — crea o actualiza el registro.
• Abrir tarjeta — abre la página pública de verificación de la entidad, cuando esté disponible.
• Editar — modifica los datos existentes.
• Eliminar — si no hay documentos, elimina el registro; si existen documentos, lo desactiva y limita el tratamiento para conservar el historial y permitir su revisión en el Centro RGPD.

El menú Documentos es el centro operativo de ObraDocs. Cada archivo puede vincularse a una obra y a un trabajador o entidad.

Campos y elementos de la pantalla

Título

Tipo de documento, por ejemplo Licencia, Póliza de seguro o Certificado médico. El botón … abre la gestión de títulos.

Obra

Obra a la que pertenece el documento. Puede quedar sin obra cuando no sea aplicable.

Entidad

Trabajador, subcontratista o proveedor asociado al documento. Puede quedar vacío cuando no sea aplicable.

Validez

Fecha en la que el documento deja de ser válido. Puede ser obligatoria según la configuración del título.

Conservar hasta

Fecha interna prevista hasta la que debe conservarse el documento. Es distinta de la caducidad y debe respetar las obligaciones legales aplicables.

Bloqueo legal

Impide la eliminación mientras el documento deba conservarse por obligación legal, auditoría, reclamación o procedimiento judicial.

Elegir documento

Selecciona el archivo principal. Se permiten PDF, JPG y PNG de hasta 15 MB. En el smartphone puede fotografiar el documento.

Reverso (opcional)

Permite seleccionar la fotografía del reverso. La aplicación prepara un PDF con anverso y reverso.

Cargar más / Finalizar en el smartphone

Permite reunir varias páginas fotografiadas antes de finalizar la carga.

Observaciones

Información adicional sobre el documento, su situación, origen o notas internas.

Buscar documentos

Busca por título, obra, entidad, caducidad, conservación o estado.

Botones y acciones principales

• Cargar — guarda el archivo y sus datos asociados.
• Abrir — muestra o descarga el documento guardado.
• Editar — modifica los datos del documento; el archivo físico no se sustituye durante la edición.
• Eliminar — elimina definitivamente el registro e intenta borrar el archivo del servidor.
• Encabezados de la tabla — permiten ordenar por Título, Obra, Entidad, Caducidad, Conservar hasta y Estado.

Los títulos determinan las opciones disponibles en el campo Título al cargar documentos. La empresa recibe títulos iniciales que pueden personalizarse.

Campos y elementos de la pantalla

Título

Nombre del tipo documental, por ejemplo Seguro de accidentes laborales.

Alerta

Número de días de antelación con el que el documento pasa al estado Próximo a vencer.

Validez obligatoria

Cuando está seleccionado, el documento solo puede cargarse con una fecha de caducidad.

Disponible en la lista de documentos

Cuando está seleccionado, el título aparece en la lista del formulario Documentos. Al desmarcarlo se oculta sin borrar los documentos existentes.

Buscar en la tabla

Busca por título, caducidad obligatoria, alerta, estado o número de documentos.

Documentos

Muestra cuántos documentos utilizan cada título.

Botones y acciones principales

• Añadir título — crea un nuevo tipo de documento.
• Editar — modifica el nombre, la alerta, la obligatoriedad de caducidad o la disponibilidad.
• Eliminar — elimina el título de la configuración. Los documentos existentes conservan el título guardado.
• Encabezados de la tabla — permiten ordenar los registros.

Este menú está reservado a los administradores. El número permitido de usuarios activos depende del plan.

Campos y elementos de la pantalla

Nombre

Nombre del usuario que tendrá acceso a ObraDocs.

Correo electrónico

Identificador utilizado para iniciar sesión. Cada correo solo puede estar asociado a una cuenta.

Perfil

Perfil asignado al acceso: Administrador, Gestor, Usuario o Consulta.

Contraseña

Es obligatoria al crear el usuario y debe cumplir los requisitos de seguridad. Al editar, déjela en blanco para conservar la contraseña actual.

Usuario activo

Permite o impide el acceso a la aplicación.

Buscar usuarios

Busca por nombre, correo electrónico, perfil o estado.

Botones y acciones principales

• Crear usuario — añade un nuevo acceso.
• Editar — modifica el nombre, correo, perfil, estado o contraseña.
• Desactivar / Activar — bloquea o restablece el acceso sin eliminar el registro.
• Encabezados Nombre, Email, Perfil y Estado — permiten ordenar la tabla.

Este menú solo está disponible para usuarios con el perfil Administrador.

El Centro RGPD reúne herramientas técnicas de apoyo a la protección de datos. No sustituye el análisis jurídico ni los procedimientos internos de la empresa.

Configuración

Contacto de privacidad

Nombre de la persona o departamento responsable de recibir asuntos de privacidad.

Correo de privacidad

Correo de contacto para solicitudes y comunicaciones relacionadas con datos personales.

Dirección del responsable

Dirección de la empresa o del responsable del tratamiento.

DPD/DPO, cuando corresponda

Nombre del Delegado de Protección de Datos, cuando exista o sea aplicable.

Correo del DPD/DPO

Correo electrónico del Delegado de Protección de Datos.

Conservación predeterminada de los documentos

Número de meses utilizado por defecto para calcular la fecha Conservar hasta.

Conservación de la auditoría

Número de meses definido para los registros de actividad y auditoría.

Solicitudes de interesados

Nombre del solicitante

Persona que presenta la solicitud.

Correo electrónico

Datos de contacto del solicitante.

Tipo de solicitud

Acceso, Rectificación, Supresión, Limitación, Portabilidad, Oposición u Otro.

Recibido el

Fecha y hora de recepción, utilizada para calcular el plazo inicial.

Interesado/entidad

Vincula la solicitud a un trabajador, proveedor o subcontratista registrado.

Usuario

Vincula la solicitud a un usuario de la aplicación, cuando sea aplicable.

Descripción

Resumen de la solicitud e información necesaria para realizar el seguimiento.

Estado y Notas/decisión

Permiten seguir el análisis, la finalización o la denegación motivada.

Registro de violaciones de datos

Título

Denominación breve del incidente.

Detectado el

Fecha y hora en que la empresa tuvo conocimiento.

Ocurrido el

Fecha y hora estimadas del incidente, si se conocen.

Nivel de riesgo

En evaluación, Bajo, Medio o Alto.

N.º estimado de interesados

Número aproximado de personas afectadas.

Categorías de datos

Tipos de información implicada, por ejemplo identificación, contactos o documentos.

Descripción

Qué ocurrió y cómo se detectó.

Medidas adoptadas

Medidas de contención, corrección y prevención.

Solicitud de eliminación de la cuenta

Observación

Información adicional para que el operador analice la solicitud.

Confirmación

Exige escribir PEDIR ELIMINAÇÃO. La solicitud no elimina los datos de forma inmediata.

Botones y acciones principales

• Exportaciones — permite exportar los datos de la empresa, el registro de actividades y la auditoría, además de abrir los documentos de privacidad.
• Interesados — permite exportar datos, limitar el tratamiento o ejecutar una supresión aprobada e irreversible.
• Incidentes — controla el estado, el riesgo, las medidas y el registro de notificaciones a la autoridad de control y a los interesados.
• Conservación — identifica documentos con el plazo superado y sin bloqueo legal, para revisarlos antes de una posible eliminación.
• Aviso para interesados — abre el documento informativo destinado a los interesados.

Este menú solo está disponible para usuarios con el perfil Administrador.

Este menú muestra la situación comercial de la cuenta y la información recibida de Stripe.

Campos y elementos de la pantalla

Plan actual

Nombre del plan activo, por ejemplo Start, Pro o Business.

Estado

Indica si la suscripción está activa, en periodo de prueba, cancelada o en otra situación comunicada por Stripe.

Importe mensual/anual

Precio aplicable al plan y ciclo de facturación seleccionado. El ciclo anual puede mostrar el descuento asociado.

Ciclo de facturación

Indica si la facturación es Mensual o Anual.

Próxima renovación/fin del periodo

Fecha prevista de renovación o fecha hasta la que el acceso permanece activo.

Datos de la empresa

Muestra el nombre, NIF, correo de facturación e identificador de cliente de Stripe.

Facturas y pagos

Lista la fecha, el número, el estado, el total y el enlace a la factura, cuando Stripe lo proporciona.

Botones y acciones principales

• Cambiar plan — abre la página de selección del plan y del ciclo de facturación.
• Gestionar pago y cancelar — abre el portal seguro de Stripe para actualizar el método de pago, consultar cobros o cancelar.
• Ver factura — abre la factura alojada por Stripe, cuando esté disponible.

El Dashboard presenta un resumen operativo. Las tarjetas pueden abrirse para consultar los registros incluidos en cada total.

Campos y elementos de la pantalla

Vigencia de la suscripción

Muestra el plan, la fecha de vigencia y los días restantes. El aviso adquiere mayor destaque cuando se aproxima el final.

Seleccionar obra

Filtra los totales y las listas documentales por una obra concreta o por Todas las obras.

Documentos que vencen en los próximos días

Define la antelación utilizada para mostrar documentos próximos a su caducidad.

Obras

Número de obras incluidas en el filtro actual.

Documentos

Número total de documentos incluidos.

Caducados

Documentos cuya fecha de caducidad ya ha pasado.

Próximos a vencer

Documentos que vencen dentro del periodo de antelación definido.

Instrucciones para smartphone

Explica cómo añadir ObraDocs a la pantalla de inicio en un iPhone/iPad o en Chrome.

Botones y acciones principales

• Nueva obra — abre directamente el formulario Obras.
• Cargar documento — abre el formulario Documentos.
• Enviar correos — envía alertas por entidad sobre documentos caducados o próximos a vencer, respetando la obra y los días seleccionados.